Ochrona Danych Osobowych

INFORMACJA DOTYCZĄCA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Szanowni Państwo,

Niniejsza Informacja służy poinformowaniu stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z art. 13-14 obowiązującego od 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

 

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa danych jest Mazowiecki Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska (00-716 Warszawa, ul. Bartycka 110A). Wszelkich dodatkowych informacji możecie Pastwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem warszawa@wios.warszawa.pl, poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą (e-puap) lub listownie na podany wyżej adres siedziby.

 

Bezpieczeństwo Danych Osobowych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE) lub do organizacji międzynarodowej. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszej Informacji.

 

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) następujące dane osobowe:

1. Dane osobowe wnioskodawców

Dane te przetwarzamy w celu obsługi wniosków o udostepnienie informacji o środowisku lub wniosków o dostęp do informacji publicznej. Obowiązek podania danych wynika z przepisów Ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko oraz Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem Jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).

2. Dane osób składających skargi, wnioski oraz petycje

Podanie danych jest niezbędne w celu rozpatrzenia skargi/wniosku/petycji, zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem JRWA.

3. Dane osobowe zebrane w związku z działalnością kontrolną

Dane zebrane w wyniku kontroli oraz w toku prowadzonych postepowań administracyjnych przetwarzamy w celu realizacji zadań ustawowych Inspekcji Ochrony Środowiska,  w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska oraz Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 10 lat z uwzględnieniem JRWA.

4. Dane osobowe kontrahentów oraz pracowników kontrahentów.

Dane te przetwarzamy w celu właściwej realizacji umowy i związanej z nią sprawozdawczości finansowej zgodnie z  Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 5 lat z uwzględnieniem JRWA.

5. Dane osób ukaranych mandatem

Dane te przetwarzamy w celu nałożenia mandatu karnego  za popełnione wykroczenie względem środowiska,  w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 24 sierpnia 20014. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 10 lat z uwzględnieniem JRWA.

6. Windykacja należności i egzekucja administracyjna

Dane osób zebrane w celu dochodzenia roszczeń są niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na podstawie przepisów Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz Ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 10 lat z uwzględnieniem JRWA.

7. Rejestry korespondencji

Dane nadawców i odbiorców korespondencji przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony interes. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 5 lat.

8. Monitoring wizyjny obiektów

Dane w postaci nagrań z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu gromadzenia materiału dowodowego ewentualnych naruszeń, uważając to za swój prawnie uzasadniony interes . Nagrania przechowujemy przez okres nie dłuższy niż 30 dni. Gwarantujemy, że nagrania te nie będą przekazywane żadnym innym odbiorcom.

9. Dane pracowników

Podanie danych jest obowiązkiem ustawowym wynikającym z przepisów m.in. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, Ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dane przechowywane są  przez okres przewidziany w powyższych przepisach prawa i wynosi nie krócej niż 50 lat dla akt osobowych. Pozostałe dokumenty pracownicze przechowywane są przez okres określony w JRWA.

10. Dane kandydatów do pracy

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzamy w oparciu o ich zgodę. Podanie danych jest dobrowolne ale niezbędne do uczestnictwa w rekrutacji. Dane przechowywane są przez trzy miesiące od zakończenia naboru lub do momentu wycofania zgody przez osobę.

11. Dane stażystów, praktykantów, wolontariuszy

Dane te przetwarzamy w celu realizacji stażu, praktyki, wolontariatu w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska. Dane przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zapisy umowy. Dane przechowywane są  przez okres nie krótszy niż 10 lat.

 

Szczególny okres przetwarzania danych osobowych:

Informujemy, że zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 5 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,  Inspektorat może przetwarzać dane dłużej, niż wskazano w powyższych kategoriach, jeśli jest to niezbędne do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych.

 

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

Podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, oraz organizacyjne, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie. W żadnej z powyższych czynności Państwa dane nie podlegają automatycznym decyzjom w tym, profilowaniu.

 

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania,
  • całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzania danych osobowych (w tym wycofania zgody),
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

 

Sposób realizacji praw

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek możecie Państwo pobrać bezpośrednio z łącza znajdującego się na dole strony. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi nam szybką realizację zapytania. Wniosek można złożyć również w innej formie, jednak powinien zawierać analogiczne dane.

Uzupełnione wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, za pośrednictwem platformy ePUAP lub pocztą elektroniczną na adres: warszawa@wios.warszawa.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Skorzystanie z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych osobowych.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że wnioski są realizowane bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za udzielenie informacji, zgodnie z art. 12 i 15 ust. 3 RODO. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana pisemnie, co do możliwości przeniesienia.

 

Wniesienie Skargi do Organu Nadzorczego

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

Niniejsza Informacja obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Informacji, w szczególności w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

 

Pliki do pobrania

Data publikacji : 08.05.2018
Data modyfikacji : 21.05.2018
Liczba wizyt: 98
Podmiot udostępniający informację:
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Warszawie
Osoba udostępniająca informację:
Administrator WIOŚ
Osoba modyfikująca informację:
Administrator WIOŚ