Przyjmowanie spraw do załatwienia w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Warszawie odbywa się według zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych s zczegółowo określonych w Instrukcji Kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Instrukcja ta stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji).

Załatwianie spraw zgodnie z kompetencjami odbywa się według zasad określonych w Regulaminie Organizacyjnym Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska zatwierdzonym przez Wojewodę Mazowieckiego w dniu 25 kwietnia 2006 roku.

Zakres kompetencji poszczególnych członków ścisłego kierownictwa WIOŚ reguluje � 19 i � 20 Regulaminu Organizacyjnego WIOŚ i tak:

Do wyłącznej akceptacji i podpisu Wojewódzkiego Inspektora zastrzega się:

1. informacje i materiały przedkładane:
   • ministrom i centralnym organom administracji rządowej, w tym zwłaszcza Głównemu Inspektorowi Ochrony Środowiska,
   • organom administracji rządowej w województwie, w tym zwłaszcza Wojewodzie Mazowieckiemu,
   • organom kontroli państwowej,
   • parlamentarzystom,
2. akty prawa wewnętrznego,
3. wszelkie sprawy związane z realizacją budżetu Wojewódzkiego Inspektoratu,
4. dokumenty i sprawozdania finansowe a także końcowe opracowania statystyczne,
5. decyzje i dokumenty w sprawach osobowych pracowników,
6. odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej,
7. dokumenty związane z obronnością i obroną cywilną,
8. korespondencję w sprawach indywidualnie zastrzeżonych przez Wojewódzkiego Inspektora.

Decyzje administracyjne wstrzymujące działalność powodującą naruszenie wymagań ochrony środowiska oraz decyzje wstrzymujące oddanie do eksploatacji obiektów muszą być każdorazowo zgłoszone Wojewódzkiemu Inspektorowi i wymagają jego akceptacji.

Zastępca Wojewódzkiego Inspektora podpisuje dokumenty, decyzje i pisma niezastrzeżone do wyłącznej aprobaty Wojewódzkiego Inspektora, a w czasie jego nieobecności również sprawy należące do wyłącznej akceptacji i podpisu Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska

Dyrektor Wojewódzkiego Inspektoratu podpisuje pisma i dokumenty wynikające z zakresu jego działania a niezastrzeżone do wyłącznej kompetencji Wojewódzkiego Inspektora. W razie nieobecności Wojewódzkiego Inspektora i jego Zastępcy - również te zastrzeżone do wyłącznej kompetencji Wojewódzkiego Inspektora, zgodnie z odrębnym upoważnieniem.

Kierownik Delegatury podpisuje dokumenty i pisma oraz wydaje decyzje administracyjne określone w imiennym pełnomocnictwie wydanym przez Wojewódzkiego Inspektora.

W czasie nieobecności Kierownika Delegatury zastępstwo pełni osoba wskazana przez Kierownika Delegatury, w zakresie ustalonym w imiennym upoważnieniu wydanym przez Wojewódzkiego Inspektora.

Naczelnicy wydziałów, kierownicy działów i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska są upoważnieni do:

1. podpisywania pism w sprawach dotyczących działania ich komórek organizacyjnych, w zakresie upoważnienia udzielonego przez bezpośredniego przełożonego,
2. podpisywania wyników analiz, pomiarów i opracowań oraz odpisów tych dokumentów,
3. przygotowywania wniosków dotyczących zamówień umożliwiających sprawną działalność kierowanych przez siebie komórek organizacyjnych,
4. podpisywania pod względem merytorycznym rachunków dotyczących zakupów, napraw i usług dotyczących ich komórek organizacyjnych.

Pisma, z których wynikają określone zobowiązania i skutki finansowe, wymagają akceptacji Głównego Księgowego.

Wojewódzki Inspektor może na piśmie upoważnić dowolnego pracownika do podpisywania pism i informacji, określając szczegółowo zakres upoważnienia.